Helmut Dietrich: „Mein Motto lautet: Normalbetrieb.“

Vom Abteilungsleiter-Stellvertreter, Abteilungsleiter und Bereichsleiter der Nachprüfung zum Geschäftsführer der Buchhaltungsagentur: Seit 2022 ist Helmut Dietrich nun schon in dieser Position. Für uns ein Anlass, ein Resümee über sein vergangenes Jahr zu ziehen und ihn nach seinen Zielen und Vorhaben für die kommenden zu fragen.

Was waren Ihre Top 3 Momente im vergangenen GF-Jahr?

Für mich persönlich war die Nachricht zur Bestellung als GF der BHAG ein außerordentlicher Moment. Mir war in all meinen Funktionen (AL Stv., AL, BL Stv, BL BRV Vorsitzender Stv, AR Mitglied) die Weiterentwicklung der Firma und der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer ein großes Anliegen. Als GF kann ich gemeinsam mit den Führungskräften und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Zukunft vieles Bewegen.

Das Ergebnis der Kundenbefragung hat uns die gute qualitative tägliche Arbeit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestätigt. Dies hat mich sehr gefreut.

Das Betriebsfest im September 2022 war eine sehr schöne und gelungene Veranstaltung. Die zahlreiche Teilnahme und die gute Stimmung zeigen den Zusammenhalt in der BHAG und stimmt mich sehr optimistisch für die Zukunft.

Was waren Ihre Ziele im letzten GF-Jahr/Was wollten Sie verändern und was ist Ihnen gelungen?

Nach fünf verschiedenen Geschäftsführungen in vier Jahren ist Kontinuität in der Führung notwendig. Ich hoffe ich kann die Erwartungen erfüllen.

Die Belastung/zum Teil Überlastung vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Grund der COVID-19 Sonderprojekte war nicht zu übersehen. In Abstimmung mit den Projektleitungen und den Bereichsleitungen erfolgte wieder die sukzessive Verlagerung der Kapazitäten in die gesetzliche Leistung.

Auf Grund der vielen neuen Aufgaben im Bereich der Prüfung war die Teilung des Bereiches Nachprüfung notwendig. Mit den beiden neuen Bereichen Förderprüfung und Finanz sind wir auf neue Herausforderungen gut vorbereitet.

Was nehmen Sie sich für Ihr zweites GF-Jahr vor?

Wir sind mitten im Prozess der Überarbeitung der Strategie der BHAG. In Abstimmung mit dem Eigentümer und dem Aufsichtsrat wollen wir noch heuer die Strategie 2023++ finalisieren.

Nach dem die COVID-19 Sonderprojekte im Wesentlichen abgeschlossen sind lautet für mich das Motto „NORMALBETRIEB“ im positiven Sinne. Jede Mitarbeiterin bzw. jeder Mitarbeiter soll im Rahmen unseres Gleitzeitmodells seine Arbeit erledigen können.

Aus dem Ergebnis der Mitarbeiterbefragung sollen gemeinsam Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden.

Seit März 2020 gab es über 100 Neuaufnahmen in der BHAG – also 100 neue MA in 3 Jahren. Wie erreichen Sie neue MA und wie glauben Sie, dass die Bindung zur BHAG gestärkt werden?

Neben den bis vor kurzem üblichen Ausschreibungen ist die BHAG seit Jahresbeginn auf Instagram etc. aktiv und versucht, sich positiv zu positionieren.

Im Rahmen der Nachwuchsführungskräfteausbildung wurde ein Abschlussprojekt zum Onboarding erarbeitet. In einer Arbeitsgruppe Recruiting/Personalentwicklung soll das Ergebnis einfließen und bis Jahresende sollen die Prozesse und erste Maßnahmen definiert werden. Ziel ist es, die Prozesse klar darzustellen und die Mitarbeiterbindung zu erhöhen.

Wir haben bereits passende Rahmenbedingungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Home-Office, Gleitzeitregelung und zusätzliche Benefits geschaffen. Im Zusammenhang mit den Maßnahmen aus der Mitarbeiterbefragung soll dies noch mehr ins Bewusstsein gebracht werden.

Wie kann die BHAG wettbewerbsfähig bleiben und sich als Arbeitgeberin von anderen Firmen abheben?

In der BHAG gibt es sehr viele Goodies für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Als modernes und innovatives Unternehmen erfüllen wir bereits heute sehr viele Anforderungen für die Mitarbeiterbindung. Wir müssen dies nur noch viel bewusster machen. Die verschiedensten Auszeichnungen von externen Stellen beweisen uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind. Die zwischenmenschliche Kommunikation soll durch die Teambuilding-Tage, Feiern etc. gestärkt werden. Wir wollen auch die Unternehmenskultur verstärkt in den Fokus bringen und dadurch die Mitarbeiterbindung erhöhen.

Was nehmen Sie aus der MA-Befragung mit?

Wir wollen aus dem Ergebnis der MA-Befragung lernen. Das Ergebnis der Mitarbeiterbefragung wurde bereits allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter präsentiert. Wir nehmen dieses Ergebnis sehr ernst, diskutieren dies auch mit allen Betroffenen in der BHAG und möchten bis Ende des Jahres die sich daraus ergebenden Maßnahmen präsentieren. Bei diesem Prozess wird uns auch unsere neue Arbeitspsychologin unterstützen. Die Maßnahmen sollen zur Verbesserung der Zufriedenheit und der Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beitragen.

Stichwort Digitalisierung: Welchen digitalen Prozessen unterliegen Sie in der BHAG (z.B.: BMD, digitale Personalprozesse, etc.) und inwieweit erleichtern diese Ihre Arbeit?

Man übersieht oft die bereits durchgeführten Digitalisierungsprozesse in der BHAG. Z.B. sind die Urlaubsanträge in Papier Vergangenheit. Die Signatur in Sproof bzw. mit Handy ist für die Führungskräfte und mich bereits Standard. Durch diese Maßnahmen gewinnen wir Zeit und haben gleichzeitig eine strukturierte, datenrechtlich entsprechende Aufbewahrung.

Im Vorjahr wurde als Unterstützung und Qualitätssicherung der BMD-Zeiterfassung „FRIDA“ eingesetzt. Weitere Digitalisierung-Maßnahmen sind bereits in Planung.

Wie sieht der mittel- und langfristige Plan der BHAG mit den Büros bzw. Desksharing-Bereichen aus? Sind weitere Umbauten geplant?

Als nächsten Schritt sollen die bestehenden Desksharing-Bereiche einmal evaluiert werden und eventuelle Verbesserungsmaßnahmen durchgeführt werden. Ob bzw. in welcher Form weitere Umbauten erfolgen ist noch offen. Zur Diskussion steht derzeit die Modernisierung der Küche neben dem Schulungsraum in Wien im 6. Stock und die Neugestaltung des Empfanges im 6. Stock.

Könnten Sie sich vorstellen, einen Tag lang Ihr Büro gegen den Desksharing-Bereich zu tauschen?

Ich war von Beginn an ein Befürworter von Desksharing. Als Bereichsleiter saß ich einige Monate in unserem Bereich im 6. Stock und fühlte mich dort sehr wohl. Durch die flexible Nutzung der Telefonboxen und der Fokusräume besteht auch für jeden MA die Möglichkeit hier ungestört telefonieren und bei Bedarf arbeiten zu können. Ich bin auch jetzt immer wieder im Desksharing Bereich unterwegs und führe dort Gespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Auf Grund der vielen Termine ist ein ganzer Arbeitstag im Desksharing schwer einzurichten.

Welche Themen oder Veränderungen zum Strategieprozess können Sie schon verraten?

Unter dem Titel „Quick Wins“ wurden bereits die Spielregeln für den Desksharing-Bereich außer Kraft gesetzt und in Abstimmung mit den Abteilungsleitungen die Anzahl der JF und Calls – ein JF im Monat und die Calls nach Bedarf bzw. Festlegung in der Organisationseinheit – Es soll z.B. der Verwaltungsaufwand durch Digitalisierung/Automatisierung weniger werden. Unter dem Titel Minusmanagement wollen wir unsere Regelwerke überdenken und überarbeiten.

Zwei Punkte sind uns hier besonders wichtig:

Weniger ist oft mehr!
Mehr VERTRAUEN weniger KONTROLLE!

Weitere Themen werden wir nach Abstimmung mit dem Eigentümer und dem AR kommunizieren.

Was muss passieren, damit die nächste Kundenbefragung erneut so positiv ausfällt?

Wir müssen die gute Qualität in der täglichen Arbeit weiterhin erbringen. Dazu ist der Wissenstransfer von MA zu MA und in den Organisationseinheiten notwendig. Die BHAG unterstützt dazu zusätzlich durch die neue eLearning Plattform EDIT und der Möglichkeit, sich 30 Minuten pro Woche in der Dienstzeit weiterzubilden.

Ebenso finden wieder strukturierte Kundenbesuche der Führungskräfte statt. Dafür wurde eine eigene Präsentation erstellt. Wir werden auch bei der BBG-Messe in Linz im April und der Kommunaltagung der Gemeinden in Innsbruck im Juni vertreten sein.